Пользователь с ролью администратор может настраивать шаблоны документов для удобства заполнения сотрудниками.

Чтобы настроить шаблон документа, необходимо подготовить шаблон документа и загрузить его в сервис Астрал iКЭДО.

Подготовка шаблона

1. Откройте шаблон документа, который используете в организации, в Microsoft Word. Шаблон должен быть в формате DOCX:

2. Укажите названия полей для ввода и заключите между символами: $Текст$ или $_Текст$. Поле ввода с символами $Текст$ сотрудник будет заполнять самостоятельно. В поле ввода с символами $_Текст$ значение будет подставляться из системы автоматически (список автотегов ниже в таблице). В названии можно использовать одно или несколько слов без пробелов. Рекомендуется называть поля так, чтобы сотруднику при заполнении документа было понятно, какое значение указывать:

Набор системных тегов и их параметры и настройки по умолчанию

Название тегаОтображаемое названиеЗаполняемостьИсточник заполненияТипДоступные настройки в шаблоне
$_ФИОСотрудника$Ф.И.О.Автоматически с возможностью исправленияФамилия, Имя, Отчество сотрудника, который создает документСтрока
  • Отображаемое название
  • Возможность редактирования
$_ФамилияИнициалыСотрудника$Фамилия, инициалыАвтоматически с возможностью исправленияФамилия, Имя, Отчество сотрудника, который создает документ, в виде "Иванов И.И."Строка
  • Отображаемое название
  • Возможность редактирования
$_ДолжностьСотрудника$ДолжностьАвтоматически с возможностью исправленияДолжность рабочего места, от которого создается документСтрока
  • Отображаемое название
  • Возможность редактирования
$_ПодразделениеСотрудника$ПодразделениеАвтоматически с возможностью исправленияПодразделение рабочего места, от которого создается документСтрока
  • Отображаемое название
  • Возможность редактирования
$_ТабельныйНомерСотрудника$-АвтоматическиТабельный номер рабочего места, от которого создается документСтрока-
$_ДатаРожденияСотрудника$-АвтоматическиДата рождения сотрудника, который создает документДата-
$_СерияПаспортаСотрудника$-Автоматически

Серия паспорта сотрудника, который создает документ.

Если нет, то заполнить значением "не указано"

Строка-
$_НомерПаспортаСотрудника$-АвтоматическиНомер паспорта сотрудника, который создает документСтрока-
$_КемВыданПаспортСотрудника$-Автоматически

Кем выдан паспорт сотрудника, который создает документ.

Если нет, то заполнить значением "не указано"

Строка-
$_ДатаВыдачиПаспортаСотрудника$-АвтоматическиДата выдачи паспорта сотрудника, который создает документДата-
$_КодПодразделенияПаспортаСотрудника$-Автоматически

Код подразделения паспорта сотрудника, который создает документ.

Если нет, то заполнить значением "не указано"

Строка-
$_МестоРожденияСотрудника$-АвтоматическиМесто рождения сотрудника, который создает документСтрока-
$_АдресРегистрацииСотрудника$-АвтоматическиАдрес регистрации сотрудника, который создает документСтрока-
$_СНИЛССотрудника$-АвтоматическиСНИЛС сотрудника, который создает документСтрока-
$_ИННСотрудника$-АвтоматическиИНН сотрудника, который создает документСтрока-
$_ЭлПочтаСотрудника$-Автоматическиemail сотрудника, который создает документСтрока-
$_ТелефонСотрудника$-АвтоматическиТелефон сотрудника, который создает документСтрока-
$_НазваниеОрганизацииПолное$-АвтоматическиFullName тенантаСтрока-
$_НазваниеОрганизацииКраткое$-АвтоматическиShortName тенантаСтрока-
$_ДатаСозданияДокумента$-АвтоматическиДата формирования документа по шаблону (текущая)Дата-

3. Сохраните отредактированный шаблон.

Или воспользуйтесь популярными шаблонами:

Загрузка шаблона

Для загрузки шаблона документа нажмите кнопку Добавить, введите название документа, выберите тип документа из выпадающего списка и загрузите файл:

Справочник Типы документов должен быть предварительно настроен согласно инструкции Добавление типов документов.

Для настройки шаблона документа откройте нужный шаблон из списка. В разделе Настройка шаблона можно изменить название и тип документа:

В разделе Просмотр шаблона можно посмотреть, как будет выглядеть готовый шаблон документа:

В разделе Настройка тегов можно задать наименования для системных тегов, использующихся в шаблоне, которые будут отображаться для сотрудников в системе.

Возможные типы тегов:

  • Строка – произвольное буквенное значение;
  • Число – произвольное числовое значение;
  • Дата – дата в формате ДД. ММ. ГГ:

При заполнении тегов в момент создания документа через шаблон отображаются подсказки. Они помогают понять, какую информацию необходимо внести при заполнении тегов:

После загрузки шаблона можно создать документ по шаблону.

Валидаторы в шаблоне

Пользователь с ролью “Кадровик” может создавать правила валидации тегов с типом Число и Дата при заполнении шаблонов документов. Для этого введите значения в соответствующие поля:

По указанным для тега правилам будет проверяться значение, введенное сотрудником при создании документа. Если данное значение не будет соответствовать правилам, то отправить документ будет невозможно: