Для назначения ответственных отметьте флажком из списка требуемый Вам документ, выберите пункт Еще → Назначить ответственных либо откройте окно документа двойным нажатием мыши, а затем перейдите на вкладку «Ответственные».
Назначать ответственных возможно на один документ или на пакет.
В открывшемся окне находятся разделы: «Основная информация», «Ответственные» и «Подписи документов». Перейдите в раздел «Ответственные» и нажмите кнопку Добавить этап:
Далее в строке «Действие» укажите соответствующее действие (согласование, подписание/утверждение).
Для входящих документов есть возможность отправлять документ на согласование и утверждение.
На этапе согласования происходит проверка входящего документа на наличие ошибок. На данном этапе документ может быть согласован либо по нему поступит отказ в согласовании. Если поступил отказ, то на входящий документ будет отправлено уведомление об отказе.
На этапе утверждения происходит подписание документа. В момент подписания документа формируется ответный титул, который передается отправителю документа.
Для исходящих документов согласование документа происходит внутри организации. При отказе в согласовании документ можно отредактировать.
После согласования документ может быть передан для подписания ответственному лицу, который имеет право подписи под документами. После подписания документ отправляется контрагенту.
В строке «Ответственный» выберите ответственное лицо за указанный этап из списка сотрудников и нажмите кнопку Применить.
Подписание/утверждение возможно только одним сотрудником.
Если сотрудник организации не найден в данном списке, это говорит о том, что ранее он был заблокирован, либо сотрудника необходимо добавить через раздел «Управление сотрудниками».
Для поиска по сотрудникам нажмите на поле «Ответственный» и начните вводить фамилию необходимого сотрудника:
При необходимости возможно добавить дополнительные этапы. Для этого нажмите кнопку Добавление этапа. В строке «Действие» укажите требуемое действие, а в строке «Ответственный» выберите сотрудника. После того, как все этапы будут добавлены, нажмите кнопку Сохранить.
Для того чтобы поменять этапы местами, в строке с этапом нажмите на знак < либо >. Для редактирования этапа в конце строки нажмите кнопку с изображением карандаша. Перед вами откроется окно «Редактирование этапа», в котором Вы можете сменить действие и ответственного.
В разделе также отображается область видимости документа и текущий этап внутреннего документооборота. При наведении курсора на одно из полей появится текущая информация:
Для того чтобы отправить документ на согласование, нажмите кнопку Запустить согласование/подпись:
Также отправить документ на согласование/подпись можно из контекстного меню.
Функция «Отправить на согласование/подпись» доступно только для документов, у которых назначены ответственные лица.
Для этого отметьте флажком из списка нужный документ, выберите пункт Еще → Отправка на согласование/подпись:
