Исправление электронных документов по аналогии с бумажными осуществляется двумя способами: можно полностью заменить сам документ или составить акт разногласий. Необходимо учитывать, что в случае исправления документа путем замены, дата подписания его электронной подписью может существенно отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Однако, в текущем законодательстве нет норм, указывающих на то, что дата подписания первичного документа имеет значение — его принадлежность к периоду определяется по дате, указанной в реквизитах.
Исправить электронный документ можно в следующих случаях:
- Если документ еще не принят к учету, то вы можете удалить или аннулировать старый и взамен него отправить исправленный комплект документов.
- Если документы уже учтены и удалить их невозможно, то необходимо сформировать и отправить новый комплект. Для бухгалтерских документов (актов и накладных) особенностей нет. А вот для счетов-фактур необходимо указать дату и номер исправления, а в некоторых случаях надо составить корректировочный счет-фактуру.
Исправление первичного документа
Для выставления исправленного электронного первичного документа продавец должен выполнить следующие действия:
- Получить уведомление покупателя об уточнении.
- Сформировать, подписать и отправить исправленный первичный документ (информацию продавца).
- Получить подписанный исправленный первичный документ (информацию покупателя).
Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.
Исправление счет-фактуры
Отметим, что не на всякую ошибку в документе необходимо составлять новый исправленный экземпляр. Среди них есть те, которые являются допустимыми и не приводят к отказу в возмещении НДС.
Если все же необходимо внести изменения в ранее выставленные счета-фактуры, в том числе в корректировочные счета-фактуры, то это могут сделать только продавцы (исполнители). Это следует из положений пункта 7 приложения 1 и пункта 6 приложения 2 к Постановлению № 1137.
При этом важно понимать, в каких случаях составляется корректирующий счет-фактура, а когда достаточно исправить первоначальный счет-фактуру. Об этом, сказано в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/41, ФНС России от 4 сентября 2012 г. № ЕД-4-3/14705. При этом дополнительные требования по оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, должны выполняться неукоснительно.
Исправление первичного счета-фактуры производится:
- если в документе допущены технические или арифметические ошибки (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах);
- если в соответствии с договором цена поставки определяется позже даты выставления первичного счета-фактуры (например, при начислении бонусов);
- при возврате товаров, принятых покупателем (плательщиком НДС) на учет.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/56, от 5 декабря 2011 г. № 03-07-09/46, от 1 декабря 2011 г. № 03-07-09/45, от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44 и ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143.
Когда не нужно исправлять счет-фактуру
Если в документе есть ошибка, которая не приводит к отказу в возмещении НДС, то ее исправлять не нужно.
Налоговые инспекции не вправе отказать покупателю (заказчику) в вычете, если в счете-фактуре отражена неполная информация или допущены ошибки, которые не мешают идентифицировать:
- продавца (исполнителя) или покупателя (заказчика).
- В частности, если в счете-фактуре правильно указан ИНН, то неточный почтовый индекс или сокращенное наименование субъекта РФ в строке 2а «Адрес» не могут быть основаниями для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36);
- наименование и стоимость реализованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав).
- Например, если в счете-фактуре указано сокращенное наименование товара (письмо Минфина России от 10 мая 2011 г. № 03-07-09/10) или не проставлен код единицы измерения (письмо ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915), это не может служить основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре;
- налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.
Кроме того, в вычете не могут отказать, если:
- счет-фактура или корректировочный счет-фактура содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 5 или 5.1 и 5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, и подписан лицами, указанными в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ;
- счет-фактура (корректировочный счет-фактура) содержит дополнительные реквизиты или сведения (письма Минфина России от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17, ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915);
- счет-фактура заполнен комбинированным способом (часть реквизитов заполнена вручную, а часть — на компьютере (п. 2 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Это следует из положений пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ.
По мнению контролирующих ведомств, не являются основанием для отказа в вычете НДС и грамматические (орфографические, синтаксические) ошибки или технические дефекты, которые не искажают содержание реквизитов счета-фактуры. Например, такие как:
- указание почтового индекса не в начале, а в конце строк, предназначенных для внесения соответствующего адреса;
- указание какого-либо наименования (улицы, фамилии, товара) с нарушением правил орфографии, принятых в русском языке (в т. ч. опечатки, описки), например: «ул. Гочарова» вместо «ул. Гончарова»;
- сокращение слов «проспект», «дом»;
- проставление запятой между названием улицы и номером дома;
- несоответствие цифрового кода и наименования страны происхождения товаров.
Корректировочный счет-фактура
Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ корректировочный счет-фактура составляется при изменении стоимости или уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (другими словами, при изменении налоговой базы). Например, в следующих случаях:
- если покупателям предоставлены скидки с цены ранее отгруженных товаров;
- если в процессе приемки покупатель выявил недостачу (несоответствие по качеству) поставленных товаров и продавец признал претензию;
- если продавцу возвращаются товары, не принятые покупателем к учету;
- если покупатель отказывается от товаров, принятых на учет, но не возвращает их, а утилизирует своими силами;
- если товар возвращает покупатель, который не является плательщиком НДС;
- если продавец отгружает покупателю товары по предварительным ценам, а впоследствии пересматривает их с учетом цен, по которым товары были реализованы потребителям.
Об этом сказано в письмах Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-07-09/1894, от 13 июля 2012 г. № 03-07-09/66, от 3 июля 2012 г. № 03-07-09/64, от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44, ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143.
Следует учесть, что:
- Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен покупателю в течение пяти календарных дней со дня согласования с ним изменения цены или количества (объема) товаров (работ, услуг).
- Согласие покупателя (факт его уведомления) необходимо подтвердить одним из способов (согласно п. 10 ст. 172 НК РФ):
В случае, если бухгалтер найдет ошибку в корректировочном счете-фактуре, следует будет проверить и исходный счет-фактуру: если ошибка есть в обоих документах, то исправлять ее придется путем составления двух исправленных счетов-фактур — отдельно к первоначальному и корректировочному счетам-фактурам.